RPAとAIの違いとは｜業務別の使い分けと組み合わせ方

RPAは決めた手順を繰り返す道具、AIは内容を見て判断する道具です。RPA（パソコン上の定型操作を自動で実行するソフトウェア）は、設定した手順をそのまま再現します。AIは文章や画像の内容を見て、判断や生成を行います。

RPAとAIは二者択一ではなく、業務の工程ごとに分担を決めるものです。この記事は、業務効率化を任された経営者・管理部門・DX（デジタル技術による業務変革）担当者の方に向けて書いています。業務効率化の全体像について、詳しくはAIで業務効率化を進める方法をご覧ください。

RPAとAIの違いは「手順」と「入力」で整理できる

RPAとAIの違いは、業務の手順と入力の状態から見ると整理しやすくなります。手順が固定か変わるか、入力が揃うかばらつくか。この組み合わせで、RPA・AI・人の分担が決まります。

図の4つのマスは、次の意味です。

• 手順が固定で入力が揃う業務：RPAが手順どおりに処理します
• 手順が固定で入力がばらつく業務：AIが内容を読み取り、RPAが登録します
• 手順が変わり入力が揃う業務：AIが状況に応じて進め方を判断し、人が要所を確認します
• 手順が変わり入力がばらつく業務：人が判断の中心に立ち、AIが下書きや整理で支えます

私たち株式会社くるみは、この分担の考え方を編集部で図に整理しました。道具の名前から入るより、業務の状態から入る方が、社内で話を揃えやすいと考えたためです。

二者択一にしない判断基準：工程ごとに分担を決める

RPAかAIかの二者択一で考えると、どちらを選んでも一部の工程が残ります。たとえば請求書の処理では、内容を読む工程と、システムへ入力する工程で性質が違います。前者はAI、後者はRPAが向いています。

すでにRPAを動かしている場合も、考え方は同じです。捨てるか残すかではなく、どの工程を任せ続けるかで判断します。業務効率化の成果は、道具の新しさより分担の置き方で変わります。

RPAは手順どおりに動く仕組み、AIは内容を見て判断する技術を指します。生成AI・AIエージェント・AIワークフローは、いずれもAIの使い方や組み込み方を表す呼び名です。似た言葉が増えていますが、動き方で分けると整理できます。

RPAとは：決めた手順を繰り返すソフトウェア

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、人がパソコンで行う定型操作をソフトウェアが代わりに実行する仕組みです。画面のどこを押し、どの項目に何を入力するかを、シナリオ（RPAに実行させる手順の設定）として登録します。登録した内容は、毎回同じように再現されます。

総務省は、RPAを自動化の段階によって3つのクラスに分けて整理しています。クラス1は定型業務の自動化、クラス2はRPAとAIの技術を用いた一部非定型業務の自動化、クラス3は高度な自律化です。RPAとAIの組み合わせは、公的な整理でも自動化の次の段階として扱われています（総務省｜RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上））。

AIとは：内容を見て判断・生成する技術

AIとは、データから学習した傾向をもとに、識別・予測・判断を行う技術の総称です。人が手順を細かく書き込むのではなく、文章や画像の内容を見て結果を出します。そのため、書き方が揃っていない入力にも対応できます。

生成AIは、AIのうち文章や画像などを新しく作り出すものを指します。質問への回答、要約、分類、下書きの作成などに使われています。RPAと生成AIの違いも、手順を再現するか、内容から作り出すかの違いです。

生成AI・AIエージェント・AIワークフローとの違い

5つの呼び名は、手順どおりに動くものと、内容を見て判断するものに分けられます。RPA、AI、生成AI、AIエージェント、AIワークフローを、動き方で並べたのが次の図です。

各語の意味は次のとおりです（2026年9月時点）。

• RPA：決めた手順どおりに、画面操作やデータ入力を繰り返すソフトウェア
• AI：データから学習し、内容を見て識別・判断する技術の総称
• 生成AI：AIのうち、文章や画像などを新しく作り出すもの
• AIエージェント：目的を受け取り、必要な手順を自分で組み立てて作業を進めるAI
• AIワークフロー：人が決めた工程の流れに、AIの判断や生成を組み込んだ仕組み

AIワークフローは、流れ自体を人が決めるため、RPAとAIの中間に位置します。AIエージェントは手順の組み立てまでAIに任せるため、任せる範囲と確認の置き方を先に決めます。詳しくはAIエージェントとはをご覧ください。

RPAとAIは、動き方・得意な入力・結果の安定など5つの軸で違います。RPAは手順どおりに動き、AIは内容で判断します。残りの軸は、変更への強さと人の確認です。優劣ではなく、性質の違いとして見てください。

各軸の意味は次のとおりです。

• 動き方：RPAは手順どおり、AIは内容で判断します
• 得意な入力：RPAは形式が揃う入力、AIは文章・画像を得意とします
• 結果の安定：RPAは毎回同じ結果を返し、AIは結果にぶれがあります
• 変更への強さ：RPAは画面変更に弱い一方、AIは表記ゆれに強い性質があります
• 人の確認：RPAは例外時のみ、AIは要所で必要になります

得意分野の違い：定型の繰り返しか、内容の読み取りか

RPAの得意分野は、形式が揃う入力を同じ手順で大量に処理する業務です。システム間のデータ転記、定型の帳票の作成、決まった時刻の集計などが当てはまります。同じ入力には毎回同じ結果を返すため、人の確認は例外時のみで済みます。

AIの得意分野は、文章・画像のように形が決まっていない入力を読む業務です。問い合わせ文の分類、議事録の要約、書類の不備の検出などが当てはまります。表記ゆれ（同じ内容でも書き方が揃っていない状態）に強い反面、結果にぶれがあるため、要所で人が確認します。

導入と運用体制の違い：費用のかかり方も変わる

導入と運用で手間がかかる場所は、RPAとAIで異なります。RPAは、シナリオの作成と保守に手間がかかります。操作先の画面が変わるとシナリオが止まるため、変更に気づいて直す担当が必要です。

AIは、確認の体制と指示の整備に手間がかかります。どの工程で誰が結果を確認するか、AIへの指示文をどう管理するかを決めて運用します。費用を比べるときは、このかかり方の違いを並べて見ると判断しやすくなります。

活用シーンの違い：同じ業務でも工程で分かれる

活用シーンは、業務単位ではなく工程単位で分かれます。同じ業務の中に、RPAが向く工程とAIが向く工程が並んでいるためです。代表的な業務を工程で分けると、次のようになります。

表の左右を合わせると、1つの業務になります。どちらの道具が優れているかではなく、工程の性質に合わせて担当を置くという見方です。

手順が決まっている業務はRPA、文章や画像を読む業務はAIに任せます。両方の工程を含む業務は、組み合わせて使います。業務の条件で向き不向きが分かれる様子を、次の図にまとめました。

5つの条件の意味は次のとおりです。記号は一般的な傾向を示します。

• 手順が決まっている：RPAは◎、AIは△。手順を固定できる業務は、RPAの方が結果が安定します
• 文章や画像を読む：RPAは×、AIは◎。内容の読み取りはAIの担当です
• 同じ結果が必須：RPAは◎、AIは△。金額の転記など、ぶれが許されない工程はRPAが向きます
• 例外が多い：RPAは△、AIは○。例外の振り分けはAIが拾いやすく、最終判断は人が持ちます
• 画面がよく変わる：RPAは△、AIは○。操作先の変更が多い業務は、RPAの保守が重くなります

RPAを選んだ方がよいケース

RPAを選んだ方がよいのは、手順を文書に書き切れる業務です。入力の形式が揃い、判断の分岐が少なく、同じ結果が必須の業務が当てはまります。システム間の転記や、定型の帳票の出力が代表例です。

すでに動いているRPAも、この条件に合う工程なら残す判断になります。生成AIを導入するからといって、安定して動いている登録作業まで作り直す必要はありません。

AIを選んだ方がよいケース

AIを選んだ方がよいのは、文章や画像を読まないと進まない業務です。メールの内容による振り分け、書類の不備の検出、長い文書の要約などが当てはまります。入力の書き方が相手ごとに違う業務も、AIの方が対応しやすくなります。

ただし、AIの結果にはぶれがあります。結果をそのまま外部に出す工程や、金額に関わる工程では、人の確認を挟む前提で設計します。

組み合わせた方がよいケース

組み合わせた方がよいのは、読む工程と登録する工程が1つの業務に並んでいる場合です。ばらつく入力をAIが揃え、揃ったデータをRPAが登録します。帳票の処理や、問い合わせ対応の後続処理がこの形になります。

ツールを比べるときは、必須条件と差が付く条件を分けて見ます。必須条件は、満たさないと候補に入らない入場券にあたる条件で、セキュリティ要件や既存システムとの接続が代表です。差が付く条件は、自社の業務に合うかどうかで評価が分かれる部分です。

置き換える順番は、バーベル戦略（両端を固め、中間を見直す考え方）が参考になります。完全に定型の業務と、人の判断が価値になる業務を両端に置き、中間の業務から見直すと進めやすい場合が多いようです。業務の棚卸しの基準について、詳しくはAI導入の進め方をご覧ください。

組み合わせると、読み取りから登録までを一続きで自動化できます。AIだけでは読んだ結果をシステムに入れる手が足りず、RPAだけでは揃っていない入力を扱えません。両方を置くと、人は例外の確認に時間を使えるようになります。

RPAとAIを組み合わせるメリット

組み合わせるメリットは、自動化できる範囲が工程の前後に広がることです。業務効率化の観点では、次の3点に整理できます。

• 自動化の範囲が広がる：紙やメールなど、形式が揃わない入力から始まる業務も対象になります
• 人の確認を例外に絞れる：AIが不備を検出し、迷うものだけを人に回せます
• 既存のRPAを活かせる：登録の工程は今のシナリオを残し、前段にAIを足す形で進められます

RPA×AI-OCRの活用例：紙・PDFの読み取りと登録

以下は、私たちが支援の現場でよく見るパターンです。匿名の自社支援記録にもとづくもので、第三者未検証です。

代表的なパターンは、AI-OCR（AIを使って紙やPDFの文字を読み取り、データにする技術）とRPAの組み合わせです。取引先から届く請求書や申込書は、様式が相手ごとに違います。AI-OCRが項目を読み取り、RPAが基幹システムへ入力します。

管理部門の帳票処理では、この形が最初の候補に挙がりやすくなります。読み取りの結果に確信が持てない項目だけを人に回す設計にすると、確認の負担が偏りません。

RPA×対話型AIの活用例：問い合わせ対応と後続処理

もう1つのパターンは、対話型AI（人の質問に文章で答えるAI）とRPAの組み合わせです。対話型AIが問い合わせの内容を読み取り、回答案の作成や担当部署への振り分けを行います。住所変更や資料送付のような後続の手続きは、RPAが各システムに登録します。

回答をそのまま送るか、人が確認してから送るかは、問い合わせの種類ごとに決めます。定型の案内は自動、個別の事情を含む相談は人が確認、という分け方がよく使われます。

組み合わせの流れ：工程ごとに担当を決める

帳票処理を例にすると、読むのはAI、登録はRPAという分担になります。受け取る、読み取る、判断する、確認する、登録するの順に進み、工程ごとに担当が決まります。

各工程の意味は次のとおりです。

• 受け取る：メール・紙・PDFで届いた帳票を、決まった場所に集めます
• 読み取る：AIが文字をデータ化します
• 判断する：AIが分類と不備の検出を行います
• 確認する：例外だけ人が見る形にし、判断に迷うものを人に回します
• 登録する：RPAがシステムへ入力します

この流れは、帳票以外の業務にも当てはめられます。自動化の全体像について、詳しくはAIによる業務自動化の進め方をご覧ください。

導入前に確認するのは、業務の整理・人の確認・運用ルールの3点です。どれも道具を選ぶ前に決められる内容で、RPAにもAIにも共通します。生成AIの導入でもRPAの導入でも、つまずきやすい場所は似ています。

注意点：業務プロセスの可視化と整理

自動化の前に、業務の流れを書き出して整理します。不要な工程や重複した確認を残したまま自動化すると、その手順もそのまま再現されます。誰が、何を受け取り、何を見て、どこへ登録しているかを工程ごとに書きます。

注意点：人による最終確認

AIの結果にはぶれがあるため、人による最終確認の位置を先に決めます。すべてを確認すると自動化の効果が薄れ、確認をなくすと誤りがそのまま流れます。金額、契約、外部への送信に関わる工程を優先して確認の対象にします。

AIの弱点には、技術の進歩を待てば解決する側と、待っても解決しない側があります。読み取りの精度は前者、社内ルールの明文化や責任の所在は後者です。後者は、導入前に自社で決めておきます。

注意点：セキュリティと運用ルール

扱うデータの範囲と、運用の責任者を決めます。RPAはシステムにログインして操作するため、IDと権限の管理が必要です。AIは入力した情報の扱いを確認し、機密情報や個人情報を入力してよい範囲を決めます。

AIを利用する事業者向けの指針として、総務省と経済産業省が「AI事業者ガイドライン」を公表しています。社内の運用ルールを作るときの参照先になります。

株式会社くるみの進め方：道具ではなく工程から決める手順

進め方には、道具から選ぶ方法と、工程で分ける方法があります。私たちが支援の現場で取っているのは、工程で分ける方法です。

• 道具から選ぶ：先にRPAやAIの製品を決め、当てはまる業務を後から探す進め方です
• 工程で分ける：先に業務を工程に分け、工程ごとに合う担当を決める進め方です

道具から選ぶと、製品に合わない工程が後から見つかることがあります。工程で分けると、道具を入れ替えても分担の考え方は残ります。支援の内容は業務オペレーションの支援に掲載しています。

判断するAIと、実行を担うRPA・人をつなぐ「AI×実行」の形を、工程から組み立てます。私たちは業務を工程に分け、工程ごとに担当（RPA・AI・人）を決めてから小さく試す順で回しています。

RPAと生成AIの違いは？

RPAは決めた手順を繰り返し、生成AIは内容を読んで文章などを作ります。RPAは同じ入力に毎回同じ結果を返すため、転記や登録に向きます。生成AIは要約・分類・下書きの作成に向きますが、結果にぶれがあるため、要所で人が確認します。役割が違うので、工程ごとに使い分けます。

AIワークフローとRPAの違いは？

AIワークフローは、工程の途中にAIの判断や生成を組み込める点がRPAと違います。どちらも人が決めた流れに沿って動きますが、RPAは画面操作の再現が中心です。AIワークフローは、文章の分類や要約といった内容の処理を流れの中に置けます（2026年9月時点）。入力がばらつく業務に向きます。

AI搭載RPA（AI RPA）とは？

AI搭載RPAとは、RPAにAIの読み取りや判断の機能を組み合わせたものです。紙やPDFの読み取り、内容による振り分けなどをAIが担い、登録はRPAが行います。総務省の整理では、RPAとAIの技術を用いた一部非定型業務の自動化はクラス2にあたります。機能の範囲は製品ごとに異なります（2026年9月時点）。

RPAとAIはどちらを先に導入すべき？

導入の順番は、自動化したい業務の性質で決まります。手順が決まっていて入力も揃う業務が多いなら、RPAからが進めやすくなります。文章や画像を読む工程が負担になっているなら、AIから始めます。どちらの場合も、先に業務を工程に分けて書き出すと判断しやすくなります。

RPAはAIに置き換わってなくなる？

すぐになくなるとは考えにくく、分担が変わっていくと見られます。同じ結果が必須の定型の登録作業は、RPAが残りやすい領域です。一方、読み取りや振り分けなど判断を含む工程は、AIが担う場面が増えています。RPAを残すかどうかは、工程ごとに見直します。

RPAは手順どおり、AIは内容で判断し、工程ごとに分担を決めます。RPAとAIの違いは優劣ではなく性質の違いで、1つの業務の中に両方の出番があります。

RPAとAIの違いと使い分けの基準

使い分けの基準は、業務の手順と入力の状態です。手順が固定か変わるか、入力が揃うかばらつくかで、RPA・AI・人の分担が決まります。冒頭の図をもう一度載せます。

• 手順が固定で入力が揃う業務：RPAに任せます
• 手順が固定で入力がばらつく業務：AIが読み取り、RPAが登録します
• 手順が変わり入力が揃う業務：AIが進め方を判断し、人が要所を確認します
• 手順が変わり入力がばらつく業務：人が判断し、AIが下書きや整理で支えます

次の手順：業務を1つ選び、工程に分けて担当を書き出す

次の一手は、自社の業務を1つ選び、工程に分けて担当を書き出すことです。受け取る、読み取る、判断する、確認する、登録するのように分けます。工程ごとに、RPA・AI・人のどれが合うかを書き込むと、業務効率化の対象が見えてきます。

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